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Atualmente, diversas empresas no País já utilizam a automação dos seus processos de negócio com soluções de BPMS (Business Process Management System).
Tecnologias como essa são utilizadas, cada vez mais comumente, para suportar processos complexos e que contenham um grande número de informações ou que envolvam um grande número de funções organizacionais diferentes, principalmente em organizações de médio e grande porte, com arquitetura tecnológica robusta.
Uma solução de BPMS (Business Process Management System) consiste em um sistema que permite a documentação de processos de negócio completos, definição de formulários eletrônicos, uso de workflow (fluxo de trabalho), implementação e gerenciamento de regras de negócio e monitoramento de execução de processos em tempo real. Em outras palavras, BPMS é uma solução de software que possibilita o gerenciamento do ciclo de vida completo de um processo (da concepção à execução e medição).
A automação de fluxos de trabalho pode trazer notáveis aumentos de eficiência, ao reduzir o tempo e custos associados com atividades dos processos e defasagem de tempo entre os passos de um processo, especialmente quando comparado a métodos baseados em papel. Como um assistente para esforços humanos, a tecnologia pode ajudar pessoas a se tornarem mais eficientes, ao proporcionar memória auxiliar, balancear cargas de trabalho e tornar mais informações disponíveis nos processos de decisão.
Um BPMS deve prover a visão atual sobre a situação de um processo de trabalho em execução e deve ser capaz de detectar condições insatisfatórias como, por exemplo, estouro de um prazo previsto em uma etapa do processo. Essas informações devem ser usadas pela gestão da organização para tomar ações preventivas e/ou corretivas.
É importante também ressaltar que uma grande vantagem do uso de tecnologias de processos é ajudar na garantia de conformidade com políticas necessárias para conformidade legal e regulatória crítica (CBOK 4.0).
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