Como a implantação do escritório de processos funciona na prática? Esse é mais um conteúdo exclusivo do MBS Consulting em Ação, um formato de conteúdo com objetivo de divulgar a atuação da MBS em seus projetos.
Vamos acompanhar um pouco do case realizado com os os colaboradores do Departamento de Administração da SEFAZ/RS.
Implantação do Escritório de Processos do DEPAD e reunião de Planejamento Estratégico
Na última terça-feira (19/03), no Espaço Inovação da Sefaz, os colaboradores do Departamento de Administração se reuniram para uma apresentação sobre o Escritório de Processo do DEPAD para o ano de 2024, além de discutirem sobre o planejamento estratégico trimestral das divisões.
A diretora do Departamento de Administração, Adriana Oliveira da Silva, abriu a reunião enfatizando a importância do DEPAD mapear seus processos individuais por áreas, a fim de impulsionar o progresso e a maturidade deles e que os processos estejam alinhados com a Missão da SEFAZ/RS em relação à transformação digital e à gestão de pessoas.
Na sequência, as consultoras Rita Corrêa e Andréia Borgo Pires, em parceria com o gerente do projeto, colega Dionísio de Souza Nascimento da Silva, apresentaram o projeto do Escritório de Processos.
Foi elaborado um plano anual detalhado, com um cronograma para acompanhar o progresso e as entregas relacionadas ao projeto.
A primeira etapa, que envolveu a apresentação do plano anual de trabalho para implantação do Escritório de Processos no DEPAD, pela equipe da MBS para validação da Direção do Departamento, já foi concluída.
Atualmente, estamos na segunda fase, onde a equipe de consultoria da MBS e os colaboradores de cada divisão estão trabalhando juntos para levantar os macroprocessos, processos e seus indicadores. Mais de 150 processos já foram identificados dentro do Departamento de Administração através do estudo inicial realizado pelas consultoras durante a análise documental.
As próximas fases incluirão o desenvolvimento das etapas três e quatro do cronograma, e a entrega da avaliação final, juntamente com um dashboard para acompanhar todos os processos do DEPAD que foram mapeados.
“Promover a cultura do escritório de Processos no Departamento de Administração e registrar o conhecimento para que permaneça nas áreas” é um dos objetivos do projeto, de acordo com a consultora da MBS Rita Corrêa.
No encerramento da reunião, cada divisão e o gabinete compartilharam suas metas e ações já realizadas no trimestre do Planejamento Estratégico do DEPAD, bem como as melhorias consideradas importantes para suas respectivas áreas.
Sobre a MBS Consulting
Com sede em Porto Alegre e mais de 29 anos de experiência em todo o Brasil, a MBS é especializada em Inovação Estratégica, Inovação de Negócios e Inovação Tecnológica. Atuam promovendo Gestão da Mudança e Transformação Digital em empresas e organizações, tanto do setor público quanto privado.
Este conteúdo foi produzido pelo Departamento de Comunicação do DEPAD.
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