Um grande desafio atualmente nas organizações é a estruturação de um escritório de processos, pois muitas vezes essas unidades organizacionais surgem com base em benchmarking realizados junto a outras instituições sem levar em consideração a cultura ou comportamento organizacional interno. Com isso, o escritório de processos torna-se uma unidade organizacional míope, ou seja, apresenta uma visão unicamente interna dos processos, o que inviabiliza o seu principal objetivo, que é promover interação entre o ambiente operacional e as diretrizes estratégicas, tornando as iniciativas tecnológicas alinhadas às necessidades de crescimento da organização.
Mas é possível tornar o escritório de processos uma unidade moderna e estratégica dentro da organização capaz de promover ações que de fato aumentem a maturidade em Gerenciamento de Processos de Negócio?
Sim! É possível tornar o escritório de processos uma unidade estratégica e estruturada, habilitado para atender aos objetivos estratégicos da organização e não somente às questões pontuais de melhorias de processos internos.
A MBS Consulting, ao longo de seus mais de 26 anos de atuação no Brasil, desenvolveu-se constantemente na Gestão Estratégica de Processos de Negócio e a modernização de Escritórios de Processos em diversas instituições no Brasil. Nós acreditamos que um Escritório de Processos moderno, gerenciado por uma ferramenta estruturada, promove de fato seu real propósito dentro da organização, contribuindo para o aperfeiçoamento gerencial.
Como a MBS Consulting realiza a modernização do Escritório de processos?
A Modernização do Escritório de Processos da organização proposta pela MBS Consulting, e empregada em diversos projetos, tem como base a criação de uma ferramenta gerencial (Site Interno) para auxiliar na atuação das ações executadas pelo Escritório.
Para exemplificar isso, vamos analisar como é realizada a modernização do escritório e a criação da ferramenta de gerenciamento interno.
Modernização do Escritório de Processos
Usualmente, a modernização do Escritório de Processos ocorre a partir de um projeto de transformação que contém as seguintes etapas:
Etapa 01 – Processos de Negócio
Mapeamento, análise, redesenho, plano de implementação de melhorias dos processos de negócio do Escritório de Processos, com a definição/implementação e melhorias internas, com base nas melhores práticas de mercado e a cultura organizacional.
Etapa 02 – Metodologia
Revisão ou elaboração da Metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócio; definição de um framework do Escritório de Processos; criação do padrão de modelagem de processos de negócio, documentação que visa garantir que todos da organização “falem a mesma língua” quando o assunto for Gerenciamento de processos de negócio; e a criação de todos os documentos técnicos gerados pelo escritório de processos.
Etapa 03 – Maturidade de Processos
Definição da metodologia para o gerenciamento da maturidade dos processos de negócio, tendo em vista a estruturação de aplicação da metodologia e monitoramento dos resultados obtidos, para direcionamento do escritório de processos em futuros projetos de transformação de processos, fazendo com que o escritório de processos tenha ações proativas e não somente reativas.
Etapa 04 – Gerenciamento de Demandas
Definição de metodologia de gerenciamento de demandas recebidas para o escritório de processos, definindo canal único de entrada de demandas e priorização automatizada.
Etapa 05 – Indicadores de Desempenho
Definição dos indicadores de desempenho do Escritório de Processos, com sistematização e centralização das bases de dados para otimizar seu gerenciamento.
Etapa 06 – Gestão Interna
Definição de ferramenta automatizada para o gerenciamento de todas as atividades internas do Escritório de Processos, com utilização de metodologias ágeis como Kanban, Scrum e outras.
Etapa 07 – Ferramenta de Gerenciamento
Desenvolvimento da ferramenta de gerenciamento do Escritório de Processos, em Sharepoint, utilizando a infraestrutura da própria organização, e integrações utilizando ferramentas diversas, como o Microsoft 365 (Power BI, Power Automate, Teams, Forms e outras).
Etapa 08 – Capacitação
Transferência de conhecimento para os membros do Escritório de Processos, treinamento interno sobre a ferramenta e sua utilização.
Ferramenta de Gerenciamento do Escritório de Processos:
Com o objetivo de promover a centralização de todo gerenciamento interno do Escritório de processos e informações em local único, e a disseminação da disciplina de gerenciamento de processos de negócio, com acesso disponível para toda organização, com a seguinte estrutura:
Principais Benefícios da ferramenta (Site do Escritório de Processos):
- Acesso a todos os colaboradores da organização;
- Disseminação da disciplina de Gerenciamento de Processos de Negócio;
- Acesso rápido a toda documentação técnica do Escritório de Processos;
- Repositório de toda documentação gerada pelo Escritório de Processos;
- Aumento da maturidade em Gerenciamento de Processos de Negócio da Organização;
- Canal único para abertura de demandas para o Escritório de Processos;
- Indicadores internos do Escritório de Processos divulgados e gerenciados on-line;
- Ferramenta automatizada para o gerenciamento das pesquisas de satisfação, aplicadas junto aos executores dos processos ao término dos projetos de transformação, com painel para gerenciamento e divulgação;
- Painel de gerenciamento de projetos executados pelo Escritório de Processos, com acompanhamento de prazos e andamento em tempo real;
- Painel indicativo dos objetivos estratégicos atendidos pelos projetos de transformação de processos;
- Gerenciamento das ações executadas pelo Escritório de Processos em tempo real.
E qual foi o resultado da modernização do escritório de processos?
Com a conclusão dos projetos de modernização do escritório de processos, tivemos como resultado um escritório de processos atuando de forma otimizada e centralizada, com todos os controles internos sendo realizados e local único, servido como modelo de gerenciamento interno para as demais áreas da organização. Com isso, o escritório de processos passou a desempenhar um papel estratégico dentro da organização, fazendo com que a disciplina de gerenciamento de processos de negócio fosse amplamente divulgada, e assim, as unidades organizacionais passaram a promover melhorias em seus processos de negócio de forma padronizada e estruturada e o Escritório de Processos, dispondo de maior capacidade de atuar de forma proativa e assertiva.
Este artigo foi escrito por Luiz Matos, consultor especialista da MBS Consulting desde 2016.